Kontakte

Ein zentraler, aktueller und umfassender Addressstamm ist eine wichtige Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten mit einer Business Software. BW2 ermöglicht es Ihnen, alle Daten Ihrer Kunden, Partner, Interessenten, Lieferanten, Mitarbeiter und Freunde an einem Ort zu pflegen und systemweit für alle anderen Module bereitzustellen.

Alle Informationen vorhanden

AccountSie können alleine auf dem Adressdatensatz über 250 Eigenschaften bzw. Eingabefelder nutzen. Diese sind übersichtlich angeordnet und nicht benötigte Felder sind ausgeblendet.
Wie bei den meisten Objekten in BW2 können auch auf der Adresse frei definierbare Zusatzfelder verwendet werden.

Sie können die Datensätze nach allen Feldern filtern und diese Filter auch flexibel miteinander kombinieren. Auch eigene Filter sind möglich. Zudem liefert Ihnen die integrierte Volltextsuche den Datensatz, welchen Sie gerade benötigen.

Account PluginsAlle verbundenen Daten im Direktzugriff

Auf der Adressübersicht können Sie alle verbundenen Daten direkt anzeigen, ohne dass die Adresse dazu geöffnet werden muss.
Dazu gehören die Daten aus dem Collaboration Bereich wie Aktivitäten und Dokumente (Bild links), die Daten aus dem CRM Bereich wie Projekte, Leistungen, Supportanfragen, Change Requests, Kommentare und die Daten aus dem ERP Bereich wie Verfaufsdokumente und Einkaufsdokumente.
Selbstverständlich können Sie diese Plugins auch einzeln ausblenden, in einem neuen Fenster öffnen in der Reihenfolge anpassen. Sie können sogar eigene Plugins erstellen!

Individuelle Anreden

Sie können allgemeine und pro Mitarbeiter persönliche Brief- und Email-Anreden verwalten. Je nach Absender wird die passende Anrede automatisch eingesetzt.

Dublettentest

BW2 gleicht die Eingabe einer neuen Adresse mit den vorhandenen Daten ab. Bei Erkennung ähnlicher Daten erhält der Bearbeiter einen Hinweis auf ähnliche Datensätze.

Google Maps

Mit einem Klick kann man die Route vom aktuellen Standort zu der ausgewählten Adresse mit Google-Maps berechnen lassen.

 

Emails

Ein grosser Teil der Kommunikation erfolgt heute per Email. Die direkte Integration erlaubt es Ihnen, Ihre Emails direkt mit Kunden und Projekten zu verbinden und diese jederzeit im Zugriff zu haben.

Email StatusStatus und Berechtigungen

Markeieren Sie bearbeitete Emails als abgeschlossen, um Sie aus dem Posteingang auszublenden. Dabei bleiben alle Verbindungen zu Kontakten, Projekten und anderen Relationen erhalten.

Der Zugriff auf eine Email kann auf privat gesetzt werden oder Sie kann für andere Mitarbeiter, Teams oder Projektmitglieder verfügbar gemacht werden. Damit ersparen Sie sich mühsame interne Weiterleitungen.

Die Zusammenarbeit wird durch durch den Teameingang optimal unterstützt. Sei es nun für den Verkauf oder für den Support.

Email RelationsRelationen und Kommentare

Emails werden automatisch mit Adressen, Kontakten und Supportanfragen verbunden, sofern deren Emailadresse im System hinterlegt ist. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter.

Sie können aber auch weitere Relationen (beispielsweise zu Projekten) hinzufügen. Somit haben Sie auch über das Projekt direkten Zugriff auf die verbundenen Emails.

Zudem können Sie zu Emails Kommentare hinterlegen, welche von Ihren Mitarbeitern gelesen und beantwortet werden können.

Volltextsuche

Die leistungsstarke Volltextsuche sorgt für gezielten Zugriff auf eine Ihre Emails.

Spam- und Virenfilter

Spam- und Virenfilter sind Bestandteil der BW2 Cloud und bewahrt Sie vor lästigem Spam und gefährlichen Email-Viren.

Mobile Geräte

Durch den integrierten POP3 / SMTP Server stehen die Emails jederzeit auf allen mobilen Geräten zur Verfügung zur Verfügung.

 

Termine

BW2 bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie von einem Terminkalender erwarten. Zudem haben Sie die Vorteile der direkten Integration: Verbinden Sie Termine mit Kunden, Gelegenheiten und Projekten. Sie können diese Information im Anschluss auch für das Vertriebscontrolling auswerten.

CalendarTerminübersicht

Zur Wahl stehen die Tages-, Fünftage- Siebentage- und Monatsansicht in einer Auflösung von 15-, 30- oder 60 Minuten. Zudem können selbstverständlich alle Termine als Liste dargestellt werden.

Sie können über einfache Filter festlegen, ob Sie nur Ihre eigenen Termine, die Termine von Mitgliedern Ihrer Teams oder die Termine von ausgewählten Mitarbeitern anzeigen möchten. Termine können pro Mitarbeiter in einer anderen Farbe dargestellt werden.

Terminorganisation

Laden Sie interne und externe Teilnehmer zu Terminen ein und überwachen Sie den Status der Terminanfragen. Bestätigen Sie eingehende Anfragen mit einem Mauslick.

Erinnerungen

Optische und akkustische Erinnerungen erleichtern den Umgang mit wichtigen Terminen.

Serientermine

Erfassen Sie wiederkeherende Termine wie Sitzungen.

Berechtigungen

Sie haben Zugriff auf die Kalender Ihrer Mitarbeiter. Je nach Berechtigung sehen Sie den Inhalt oder nur den Zeitpunkt von den Terminen.

Ressourcen

Verwalten Sie die Verfügbarkeit von Konferenzräume, Beamer, Fahrzeuge etc.

Mobile Geräte

Mit Hilfe des plattformunabhängigen Standards SyncML können Termine mit jedem mobilen Endgerät ausgetauscht bzw. synchronisiert werden.

 

Aufgaben

Ein gut funktionierendes Aufgabenmanagent ist eine wichtige Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten. BW2 bietet Ihnen dabei optimale Unterstützung und die Vorteile der direkten Integration: Verbinden Sie Aufgaben mit Dokumenten, Angeboten, Change Requests...

Task StatusStatus

Aufgaben haben je nach Dringlichkeit unterschiedliche Statuswerte. Neue Aufgaben finden sich im Aufgabeneingang. Aufgaben, die jetzt erledigt werden müssen, haben den Status Heute. Die weiteren Statuswerte sind Nächste, Später und Abgeschlossen.

Dies ermöglicht in Kombination mit Startdatum und Erinnerungen ein übersichtliches Aufgabenmanagement, bei dem keine Pendenz verloren geht.

Task RelationDirekte Relation zu anderen Objekten

Viele Aufgaben haben eine direkte Relation zu anderen Objekten. Dies können Verkaufsdokumente sein, die noch geprüft werden müssen oder Supportanfragen, welche noch bearbeitet werden müssen.

BW2 bietet dazu eine einzigartige Funktionalität: Sie sehen auf der Aufgabe direkt die verbundenen Objekte (Wie hier ein Angebot) und können diese mit einem Mausklick direkt öffnen.

Delegierte Aufgaben

Überwachen Sie Aufgaben für andere Mitarbeiter ohne zeitaufwendige Rückfragen.

Erinnerungen

Optische und akkustische Erinnerungen erleichtern den Umgang mit wichtigen Aufgaben.

Serienaufgaben

Sie können wiederkehrende Aufgaben einfach und übersichtlich verwalten.

 

Dokumente

Ein wesentlicher Teil der Informationen einer Organisation ist heute in Form von Dokumenten vorhanden. Das geht von der alltäglichen Korrespondenz über Verträge bis hin zu Unternehmenshandbüchern. Um dieser Tatsache Rechnung zu tragen bietet BW2 ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement, welches keine Wünsche offen lässt. Die Relation der Dokumente mit Adressen, Projekten und anderen Objekten ist dabei eine Selbstverständlichkeit.

Document TemplatesZentrale Vorlagen

Jedem neuen Dokument werden automatisch die vordefinierten Relationen wie Adressen und Projekte zugewiesen und auf der Vorlage konfigurierten Berechtigungen zugeordnet.

Benutzer können über den Dokumenten-Wizard schnell und einfach neue Briefe, Protokolle oder Verträge erstellen. Der Wizard erlaubt insbesondere auch die Erstellung von Dokumenten zu Adressen, Projekten und anderen Objekten der Anwendung. Dabei werden die zugehörigen Relationen automatisch in das Dokument übernommen.

 

Document SearchLeistungsfähige Filter, Volltextsuche

Neben der schnellen Erstellung von Dokumenten stellt die Suche nach ihnen die zweite wichtige Herausforderung dar: Auf welchem Computer oder Server wurde das Dokument in welchen Ordner abgelegt? Wie war sein Name?

Mit BW2 haben Sie ganz neue Möglichkeiten in der Suche: Neben den klassischen Kennungen können Dokumente mit allen Objekten verbunden werden. Die Klassiker sind sicher Adresse und Projekt. Doch es stehen auch Filter nach Dokumententyp, Erstellungs- und Änderungsdatum, Ersteller usw. zur Verfügung. Oder Sie markieren Ihre wichtigsten Dokumente ganz einfach als Favoriten.

Die leistungsfähige Volltextsuche rundet die Filtermöglichkeiten ab. Dabei werden alle verbreiteten Dokumenttypen für die Indexierung unterstützt.

tl_files/content_images/Produkte/document-versions.jpgCheck-Out, Versionskontrolle, MS Office Integration

Ein Dokument kann zur Bearbeitung ausgecheckt werden und steht damit anderen Benutzern nur noch zum Lesen zur Verfügung.

Dokumente können automatisch versionert werden. Frühere Versionen können angesehen und wiederhergestellt werden.

BW2 bietet eine optimierte Unterstütztung für die MS-Office Welt, inklusive der Erstellung von Briefen und personalisierten Dokumenten.

Flexible Berechtigungen

Berechtigungen zum Lesen, Schreiben oder Löschen können von Teams über Projektmitglieder bis hin zum einzelnen Mitarbeiter erteilt werden.

Dokumenten-Workflows

Mit Dokumenten-Workflows können Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Mitarbeiter ein Dokument geprüft haben, bevor es freigegeben werden kann.

Emailversand

Versenden Sie grosse Dokumente als Hyperlink, um Bandbreite zu sparen und die Zustellung sicherzustellen..

 

Community

Mit dem Community Modul können einfach und schnell Dokumentationen angelegt, eine Knowledge Base aufgebaut oder Ideen diskutiert werden. So können Unternehmen ihr Wissen optimal aufbauen und weiter nutzen.

WikiErfolgreiche Teams teilen Ihr Wissen

Die Nutzung des Moduls hat gegenüber von Dokumenten den Vorteil, dass die Inhalte allen Nutzern zentral und in moderner Form zur Verfügung stehen. Zudem können sie einfach bearbeitet werden und mit Kommentaren versehen werden.

Mit der gelesen/ungelesen Funktion ist das Auffinden von neuen Informationen einfach. Zudem stehen auch hier die leistungsfähigen Volltextmechanismen von BW2 zur Verfügung.

Blogs / Knowledge BaseLeistungsfähiger Editor

Der leistungsfähige Texteditor von BW2 kann seine Funktionalität im Bereich Community besonders gut zeigen. Sie können schnell und einfach strukturierte Texte erstellen, ohne dass Sie sich um komplizierte HTML Formatierungen kümmern müssen. Dabei stehen Ihnen neben den verschiedenen Formatierungsoptionen auch Makros zur Verfügung, mit welchen Sie beispielsweise Textbausteine, Hyperlinks oder Dokumente einfügen können. Die integrierte Rechtschreibekontrolle in verschiedenen Sprachen rundet die Erstellung von Texten ab.

Wiki

Die Wiki ist ein modernes und leistungsfähiges Werkzeug für die Erstellung von Dokumentaionen, Anweisungen und Handbüchern.

Blog / Knowledge Base

Mit der Blog Funktionalität können Mitarbeiter- oder Unternehmensblog eingerichtet werden und es können Artikel für Wissendatenbanken erstellt werden.

Ideen

Sammel Sie Ideen und Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter an einem zentralen Ort und diskturieren Sie diese mit den Kommentarfunktionen in BW2.